Gestão do Tempo: Como organizar seu negócio e seu tempo

Nos dias atuais a vida é muito corrida e completamente dinâmica. Para o empreendedor isso só é mais potencializado, uma vez que precisam gerir sua vida privada, com dedicação a família, lazer, estudos e demais atividades pessoais, ele também precisa gerir a empresa, tomando conta de todas as rotinas inerentes ao negócio. Essa dualidade influencia nos resultados em ambas as frentes, seja pessoal ou empresarial. Portanto, uma das principais habilidades que precisam ser desenvolvidas é uma boa gestão do tempo. Neste texto vamos abordar como a gestão do tempo melhora o desempenho do seu negócio e lhe abre novas janelas para cuidar de tudo.

 O que é gestão do tempo?

Podemos dizer que gestão do tempo, ou gerenciamento do tempo consiste em organizar e planejar as atividades da sua rotina em determinados intervalos de tempo ao longo do dia, semana, mês e ano, a fim de ter um cronograma a seguir e tornar possível realizar todas as demandas de maneira mais eficiente e eficaz. Uma boa gestão do tempo depende de uma mudança do foco que se dá tanto para as atividades, quanto para os resultados. É muito comum se associar o estar ocupado com produtividade, mas essas duas coisas não são sinônimas. Pelo contrário, estar eternamente ocupado nada mais é que demonstrar que você não está sendo eficaz. Para você entender, acompanhe o exemplo abaixo. Quantas vezes você passou o dia começando diversas tarefas, assumindo diversas responsabilidades e não conseguir concluir nenhuma? Ou até mesmo conseguir a conclusão de uma ou mais tarefas, mas entender lá no fundo, que poderia ter feito melhor ou quem sabe ter se organizado para concluir mais coisas? Isso ocorre porque estamos habituados a ter nossa atenção dividida em muitas frentes de trabalho que surgem na nossa rotina. E isso se aplica em todos os cenários do meio corporativo, onde pensar rápido e agir com eficiência é essencial. Então, como que podemos fazer para resolver todos os problemas e tarefas para ontem? Vamos usar o tempo a nosso favor. Nesse contexto podemos destacar três regras que vão ajudar muito.

• 1ª Regra – Gestão do tempo diz respeito ao tempo que é gasto de maneira correta, nos lugares certos para fazer as tarefas certas;
• 2ª Regra – Gestão do tempo está diretamente ligada ao conhecimento das prioridades, obrigações e da realidade da sua agenda;
• 3ª Regra – Saber gerenciar o seu tempo na vida profissional irá beneficiar também outras áreas da sua vida.

  Assim podemos dizer que gestão do tempo não é encontrar uma maneira de trabalhar mais no tempo que tem disponível, mas sim fazer o uso correto do tempo. Em outras palavras, é fazer mais em menos horas.

Vantagens de aplicar a gestão do tempo

Se até agora você ainda não conseguiu ter certeza de que é uma ideia muito positiva aplicar a gestão do tempo no seu negócio, vamos expor mais alguns pontos que são grandes vantagens trazidas por esse método de gerenciamento.

• Menos estresse – um tempo bem gerenciado reduz a carga de estresse em relação às atividades que se tem para fazer, pois se tem um controle sobre as demandas, o tempo dedicado a cada uma delas, e seu prazo;

 

• Menos surpresas – Se não zerar, vai reduzir a quase zero as surpresas que podem aparecer nas suas demandas ou rotinas, uma vez que com a gestão do tempo, você conhece toda a agenda e aplica de maneira eficiente;

 

• Maior produtividade – sendo o carro chefe das buscas de resultado com a aplicação da gestão do tempo, o aumento da produtividade se dá por estar mais ciente do que se tem para fazer, dos seus prazos, do tempo que cada atividade precisa para ser executada e nos da o plano de quando elas serão concluídas;

 

• Menos retrabalho – Organização e atenção no que está sendo feito está diretamente ligado ao nível de retrabalho. Quanto melhor estiver organizado seu tempo e distribuído entre suas tarefas, mais assertivas serão e menor será o índice de retrabalho;

 

• Mais tempo livre – Isso se dá por ter o tempo melhor organizado, sabendo como encaixar o lazer, família, estudos e demais atividades, sem influenciar no seu rendimento dentro da empresa;

 

• Menos tempo perdido – Uma das consequências mais óbvia é o tempo perdido. Ela se dá pelo conhecimento do que deve ser feito, fazendo que não haja lacunas de tempo ocioso;

 

• Mais oportunidades – Fazendo um uso qualificado do seu tempo, estará mais disponível a novas oportunidades;

 

• Melhora na reputação – Uma empresa que funciona de maneira organizada e cumpre prazos e agendas têm sua marca fortalecida pela confiança que os clientes depositam nela. E cumprir os prazos está diretamentee ligado a uma boa gestão do tempo;

 

• Menos esforço – A gestão do tempo bem aplicada permite que as tarefas sejam executadas de maneira mais simples e menos apressadas, deliberando menos esforço para sua execução;

 

• Mais tempo no que mais importa – Gerenciar o tempo é saber alocá-lo no que mais impacta, desta forma, com a gestão correta você passará mais horas naquilo que mais importa no seu negócio;

 

• Menos problemas – Gerir o seu tempo fará com que não aconteçam infortúnios como esquecer uma reunião, perder um prazo, deixar de atender um paciente por perder-se na agenda.

Agora que já apontamos um pouco melhor quais são as principais vantagens de você aplicar a gestão do tempo no seu negócio, vamos ao que importa, como fazer isso. Para tanto, destacamos onze estratégias que você pode adotar para implementar o gerenciamento do tempo. Para começarmos a falar sobre como aplicar a gestão do tempo, precisamos colocar que tudo começa por organização. Assim, organizar suas tarefas no tempo disponível e encontrar a maneira mais eficiente de ordená-las é o cerne do método. Porém, planejar um gerenciamento do tempo de uma hora para outra não é uma tarefa muito simples, pois não existe uma cartilha a ser seguida e que funciona em todo e qualquer caso. Tudo é uma questão de encontrar o que atende suas necessidades e que se adéqua a sua rotina de trabalho e de vida. Por isso pontuamos essas nove estratégias, a fim de lhe dar um apoio para você começar a gerir melhor seu tempo, vamos a elas.

1. Delegue as tarefas: é comum termos um perfil centralizador e acabarmos executando mais tarefas do que nos cabem. Gestores sofrem ainda mais com esse problema e acabam ficando sobrecarregados. Então conheça bem as habilidades da sua, exerça liderança e delegue bem as tarefas, isso fará com que aconteça um desafogo na sua agenda de atividades;
2. Priorize o trabalho: antes de começar seu dia liste todas as atividades que necessitam atenção imediata sua. Muitas vezes as tarefas de menor importância tomam mais tempo do que aquelas que exigem uma atenção maior e uma execução mais ágil. Leve em conta na sua priorização os prazos de cada uma das tarefas e determine suas prioridades;
3. Evite a procrastinação: é normal que se tenha uma maior procrastinação em tarefas mais trabalhosas, maiores e menos prazerosas. Para evitar esse problema, pense nos benefícios que ela trará assim que concluída. Fracioná-las em menores jornadas pode ajudar, ou ainda a partir desse fracionamento, dividi-la com seus colaboradores pode ajudar a ter uma execução mais eficaz;
4. Agende as atividades: faça sempre uma “to-do list” elencando todas as suas tarefas, elenque-as posteriormente com a prioridade que exigem e vá dando check nas finalizadas;
5. Defina prazos: trabalhe com prazos possíveis e mantenha-se nele até vencer a demanda;
6. Evite fazer diversas coisas ao mesmo tempo: ser multitarefas pode estar sabotando a sua produtividade. Coloque sua atenção em uma atividade por vez e assim vencerá ela com maior rapidez e executará com melhor qualidade;
7. Faça pausas: saiba reconhecer os sinais de que é o momento de dar uma pausa. Quando se deparar com um bloqueio mental de produção, permita-se levantar, pegar um café, beber uma água, conversar com alguém, escutar uma música e respirar por alguns instantes, isso vai ajudar a relaxar um pouco e retomar a produção.
8. Aprenda a dizer não: caso esteja sobrecarregado de atividades ou com todo o seu tempo já ocupado por suas rotinas de trabalho, saiba dizer não de maneira educada, explicando o porquê não faz sentido assumir mais responsabilidades. Nada vai adiantar você querer abraçar tudo, se você não vai conseguir produzir com o mínimo de qualidade.
9. Busque parceiros para ajudar a tocar o seu negócio: uma das ferramentas mais utilizada atualmente no meio corporativo é a terceirização. Delegar tarefas complicadas e que tomam tempo para uma empresa especializada é uma maneira de você ganhar mais, sendo assim, uma maneira de gestão do tempo.

E é nesse contexto, da nona dica, que nós da Priorizzi nos inserimos. Estamos aqui para lhe ajudar a cuidar do seu negócio. Deixe a gestão das suas finanças conosco e ganhe tempo na sua agenda corrida para cuida melhor do seu negócio e da sua vida privada. Através da terceirização dos processos financeiros – BPO, nós realizamos para você:

• Organização da estrutura financeira da empresa;
• Terceirização do contas a pagar e a receber, incluindo o controle e a cobrança dos inadimplentes e glosas;
• Organização das rotinas administrativas (controle do ponto, documentação para a contabilidade);
• Conciliação bancária – análise de saldos bancários, registros de entradas e saídas;
• Controle e redução dos custos; e
• Controle de indicadores com fechamento do fluxo de caixa mensal e projetado.

Contamos com uma equipe especializada para fazer todas as rotinas do financeiro da sua empresa, sempre lhe retornando relatórios claros e completos, para que esteja a par de todo o andamento de suas finanças. Não perca mais tempo e empenho nisso, deixo-nos lhe ajudar, e potencialize seu tempo e seus resultados.