Gestão de processos – Como isso influência nos seus resultados e na experiência do cliente

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No mercado atual, em busca do sucesso financeiro e crescimento da marca, toda e qualquer empresa sempre está em busca de aperfeiçoar seus processos de trabalho, buscando sempre uma melhora de produtividade, lucratividade e até da experiência do cliente. Porém, para que se haja esse aperfeiçoamento precisa-se aplicar um método. Nesse contexto que entra a gestão de processos.

O que é gestão de processos?

Podemos considerar que gestão de processos é um método de gerenciamento de toda e qualquer atividade que ocorre na operação da empresa, embasado em uma visão sistemática do negócio.

Essa gestão vem com o objetivo de alinhar os fluxos de trabalho aos objetivos da empresa, fazendo a integração dos variados processos, e por sua vez, integrando os setores do negócio.

Essa integração é importante para se entender melhor os pontos de intersecção entre cada departamento e suas rotinas, entendendo melhor o funcionamento da operação como um todo.

Cada um dos processos corresponde a uma porção de um sistema idealizado na operacionalização do negócio, com a busca final nos resultados e objetivos da organização.

Quando há uma sequência de rotinas que está desordenada, as atividades ficam pouco padronizadas e perdem a confiabilidade, uma vez que cada colaborador faz conforme a sua maneira. Ao passo que, os processos tornam-se sistematizados, com uma boa gestão aplicada, incluindo demandas, responsabilidades, procedimentos operacionais, materiais e investimentos, faz com que toda a rotina de trabalho fique no mesmo fluxo e rendimento.

Qual a importância da gestão de processos?

Como metodologia de gestão, é de suma importância, uma vez que consegue proporcionar ao gestor uma visão global do negócio, e também, por integrar todos setores e atividades, possibilita um maior envolvimento dos colaboradores, trazendo eles ao debate com opiniões de quais seriam boas alternativas para melhorar o fluxo de trabalho e atender as demandas.

Devido à toda a concorrência existente no mercado atual, um gerenciamento de processos bem estruturado acaba sendo um diferencial poderoso. Sendo este, um modelo de gestão mais ágil, interdisciplinar e pela sua eficácia, a adesão tem sido cada vez maior. Abaixo vamos listar alguns pontos positivos de um bom gerenciamento de processos.

  • Capacidade de focar esforços em pontos cruciais;
  • Implantação de uma estratégia organizacional sólida;
  • Maior simplicidade e agilidade das atividades, e uma maior flexibilidade no direcionamento das demandas;
  • Maior integração entre setores da empresa;
  • Melhor gestão do tempo;
  • Mais facilidade de leitura de produtividade através dos indicadores de desempenho;
  • Possibilidade de aplicar abordagens inovadoras;
  • Tomada de decisão mais certeira;
  • Crescimento do conhecimento organizacional e otimização da gestão de competências.

Entendendo bem no que consiste a gestão de processos e alguns pontos positivos que esse modelo de administração nos traz, vamos agora ampliar um pouco mais as vantagens.

Vantagens da gestão de processos

A implantação desse método de gestão, que por vezes pode parecer trabalhosa, é um investimento indispensável, que traz inúmeras vantagens para qualquer negócio. Confira agora algumas das principais.

Otimização dos resultados

Com uso desse modelo de gestão, a empresa passa a ter a capacidade de prever com antecedência as demandas e as alterações do mercado, podendo assim se preparar da maneira mais adequada. Com essa capacidade de se adaptar mais facilmente as condições previstas ou não, o aumento de resultados é considerável.

Simplificando um pouco o raciocínio, podemos dizer que o negócio ganhar robustez, o que em longo prazo, significa uma maior longevidade, visto que está bem preparado para as flutuações de mercado.

Também, esse método de gerenciamento favorece a produtividade, uma vez que aprimora a utilização dos recursos e esforços, e traz mais força à marca. Tudo isso é um modo eficaz e eficiente de otimizar os resultados, de uma maneira geral.

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Melhoria dos fluxos internos

Quando a maneira de gerir o negócio é focada na abordagem por processos, há uma evidente melhora nos fluxos internos, uma vez que a preocupação do gestor está voltada aos responsáveis pelos resultados produtivos.

Com o foco todo voltado aos processos, é possível se analisar cada uma das rotinas de produção, encontrando os pontos de possíveis melhorias, e tendo as melhorias postas em prática, temos uma maior eficiência da produtividade, criando por consequência um aumento na qualidade por sua vez. Essas intervenções positivas também causam uma maior integração entre os setores, já que tendo os processos bem delimitados e otimizados, as rotinas funcionam de maneira mais clara e possibilitam a interação de maneira mais simples e direta.

O sistema todo de funcionamento do negócio passa a funcionar de maneira conjunta e colaborativa, reproduzindo em um ritmo de demanda de vendas ou prestações de serviços.

Envolvimento de diversos setores integrados

Como essa metodologia favorece a integração, acaba também favorecendo as relações interpessoais, possibilitando detectar possíveis problemas de maneira simultânea, uniformizando a empresa.

Assim, passa a dar a todos colaboradores uma visão mais ampla de todo o negócio, fazendo com estejam mais imbuídos com o crescimento da empresa, e trazendo assim suas opiniões e novas ideias para melhorias, e um envolvimentos maior nas atividades que estes desempenham.

Aumento da qualidade dos produtos ou serviços

Com toda a operação funcionando melhor e mais eficaz, tem-se como um resultado seqüencial uma melhora na qualidade do produto entregue ou do serviço prestado. Isso se deve principalmente ao fato de as tarefas estarem todas bem determinadas e sendo realizadas segundo um padrão estabelecido e com a utilização dos recursos correta também, acarretando até em uma diminuição dos custos através da redução de desperdício de insumos.

Alheio a isso, as mudanças de rotinas no trabalho causam um maior envolvimento dos colaboradores na operação, trazendo também uma melhoria na qualidade do serviço.

Como resultado dessas melhorias vem o aumento da satisfação do cliente. Assim, ao atender plenamente seu público alvo, seu produto ou serviço ganha valor agregado.

Agilidade nas tomadas de decisões

Com a gestão de processos implementada, o gestor passa a ter uma base de informações sólidas e ágeis a respeito do funcionamento da empresa, em todas as suas frentes. Esse conhecimento contribui para a definição das prioridades e direcionamento dos procedimentos em todas as camadas da empresa, favorecendo a tomada de decisão.

Por base dessa abordagem o gestor ganha a capacidade de antecipar e reagir as mudanças de mercado, possibilitando oportunidades de negócio, e minimizando ou evitando possíveis prejuízos.

Melhor gestão do tempo

Com processos mais bem definidos e estruturados e os colaboradores imbuídos nas suas atividades, o desperdício de tempo é extremamente reduzido. Dentro desse método de gestão, no plano de ações é determinado o tempo inerente a cada processo, podendo assim se ter uma estimativa de produção e um controle maior de qualidade da produtividade.

Implantação de novas tecnologias

A partir de um fluxo de processos internos bem ordenados, com procedimentos sistematizados fica mais fácil a implantação de possíveis novas tecnologias na empresa, o que por muitas vezes é uma ferramenta importante para alavancar o negócio.

Uma automatização de processos pode acelerar a operação de toda a empresa, criando mais agilidade na execução das tarefas e reduzindo os erros inerentes à intervenção humana.

Redução de custos

Uma das maiores buscas do meio corporativo, a redução de custos também é consequência da gestão de processos, uma vez que esse modo de gerenciamento permite um controle maior das atividades e dos estoques, reduzindo desperdícios e o tempo ocioso.

Com o planejamento correto, os recursos são todos utilizados de modo que sejam mais bem aproveitados, acarretando que os valores investidos em estoque e manutenção tenham um retorno mais positivo junto às receitas da empresa.

Agora, com base em todo o conteúdo que foi apresentado, ficou mais simples a compreensão de no que consiste o método de gestão de processos e quais os benefícios ele pode trazer a empresa. Assim, vamos agora falar um pouco sobre quais são os prejuízos que a ausência dessa gestão das atividades, ou uma gestão mal feita, podem trazer ao negócio.

Prejuízos de uma má gestão de processos

No que diz respeito ao gerenciamento de processos, se a empresa apresenta fragilidade nesse contexto, ela perde competitividade no mercado e prejudica até sua sobrevivência.

A ausência de uma política organizacional sólida neste sentido faz com que os colaboradores não estejam a par dos métodos e assim também não estarão envolvidos no bom funcionamento da empresa.

Como sabemos no que consiste uma boa gestão, podemos dizer que uma administração frágil no que diz respeito aos processos vai tirar todos os pontos positivos que listamos acima. Assim, sabemos que com processos mal estruturados e pouco padronizados, teremos um desperdício maior de insumos e tempo, menos envolvimento dos funcionários nas atividades, uma possível piora na entrega do produto final ou serviço prestado, menos suporte para tomada de decisões devido a ausência de dados sobre o funcionamento da empresa, ou ainda dados incongruentes e duais, e principalmente o não alcance das metas e resultados, causando prejuízos financeiros. Ainda podemos acrescentar uma queda de confiança da marca junto ao cliente.

Todos esses pontos é o que qualquer organização não quer, assim montamos uma pequena lista para que você fique atento nesses pontos.

  • Pouca informação para análise: tome cuidado, sem um diagnóstico preciso dos fluxos da companhia e com poucos dados sobre a gestão, não é possível a tomada de decisões. Gerir informações adequadamente é fundamental;
  • Processos divergentes: é ideal que os setores trabalhem em harmonia, com comunicação adequada e trabalhando de maneira integrada, evitando retrabalhos e pontos que podem prejudicar os resultados;
  • Atuação inflexível: uma boa gestão de processos necessita a capacidade de mudanças. Uma gestão inflexível mantém os processos engessados e desperdiça oportunidades. A inflexibilidade se faz presente em questões côo centralização excessiva, falta de delegação de funções e tarefas e definição dos responsáveis;
  • Falta de alinhamento com os objetivos estratégicos: os processos e esforços precisam sempre estar alinhados ao momento da empresa, e saber reconhecer e trabalhar para isso é muito importante;

Agora que temos o conhecimento formado e completo, chegamos ao ponto de descobrir como por em prática hoje mesmo na sua empresa. Vamos trazer algumas dicas valiosas para que você consiga cuidar bem do seu negócio.

Primeiro você tem que mapear bem os processos. Entender quais são as etapas necessárias para a conquista dos resultados é muito importante. Para tanto, deve-se realizar um mapeamento dês todos os processos internos, quem são os colaborados responsáveis por cada um deles e quais são os objetivos de cada área.

Esta etapa de mapeamento tem como finalidade ajudar na estruturação do plano de ação e identificar processos burocráticos que já podem ser eliminados.

Segundamente deve-se estabelecer um planejamento de metas claras e objetivas, tornando capaz uma gestão de processos bem eficiente.

O principal objetivo desta etapa é colocar quais são os pontos que necessitam de melhorias, quais os pontos de resistência, e qual a prioridade e como será atuado sobre ela.

Como terceira dica, monitore seus custos. Um acompanhamento de perto dos controles financeiros lhe dão o panorama da saúde financeira da empresa. É preciso estar atento a todos os gargalos de capital que possam existir dentro do se negócio e neutralizá-los.

Nossa quarta dica é que faça uso de indicadores de desempenho para a gestão do seu negócio. Processos analisados por essa ótica serão mais facilmente compreendidos, podendo lhe dar a clara noção se suas ações estão lhe trazendo o retorno esperado.

Motivar e capacitar a sua equipe de trabalho é muito importante, e é nossa quinta dica. Invista nos seus colaboradores. Busque sempre estar capacitando a equipe, crie gatilhos motivacionais através das metas batidas, demonstre a capacidade de crescimento junto a empresa, reconheça o bom trabalho, pois isso fará com que eles se envolvam cada vez mais com a empresa e irá melhorar a produção e o ambiente de trabalho.

Ampliar e aprimorar a comunicação interna é fundamental para que todos andem juntos, e por isso é nossa sexta dica. Faça com que os canais de comunicação entre colaboradores e direção sejam simples e abertos, realize reuniões se necessário, saiba ouvir as opiniões dos seus colaboradores, já que são eles que lidam diretamente com os clientes, e saiba também o momento de realizar confraternizações com a equipe, a fim de manter um ambiente agradável e saudável.

A sétima dica consiste em manter um acompanhamento contínuo. É muito importante que esteja sempre atento aos resultados e em como as suas políticas de gestão estão sendo absorvidas e gerando mudanças no negócio. Aqui é onde você vai reconhecer possíveis pontos frágeis no planejamento da gestão dos processos e que necessitam intervenções, e também é onde você poderá enxergar novas oportunidades.

Por fim, nossa oitava dica é que você venha nos conhecer. A Priorizzi está pronta pra lhe ajudar a implantar uma gestão de processos bem estruturada na sua empresa. Contamos com uma equipe pronta para lhe dar todo suporte, cuidar da sua empresa, e principalmente lhe entregar os resultados que você espera. Conte conosco e vamos juntos fazer sua empresa crescer.

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